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26 de Abril, Día de la Secretaria

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Rendimos tributo a las secretarias en su día. Conozca las cualidades de una secretaria moderna.

 

El “Día de la Secretaria” en Colombia se celebra todos los años el 26 de Abril. Es un día conmemorativo dedicado a reconocer el trabajo y la dedicación mostrada diariamente por estas profesionales.

Esta fecha tiene su origen en el “Día de la Secretaria Interamericana”, acordada en memoria del primer Congreso Interamericano de Secretarias realizado en 1970, donde se fundó la “Federación Interamericana de Asociaciones de Secretarias” (FIAS). 

Hoy rendimos especial tributo a quienes con su trabajo, profesionalismo y calidad humana, logran mejorar el clima de las organizaciones y optimizar el logro de resultados.

 

Una labor multifuncional

Además de las funciones comunes que toda secretaria desempeña en su cargo (Taquimecanografía y Redacción, Servicios telefónicos, Archivo y Control de documentos), existen otros deberes generales que deberá cumplir como:

Atender al público o visitantes, Actuar como gerente de relaciones públicas, Llevar una agenda de recordatorios especiales, Mantener en la debida reserva toda información confidencial, Hacer cotizaciones, Asistir a cursos de capacitación o perfeccionamiento.

No podemos olvidar otros asuntos de vital importancia como:

Proveerse de los materiales necesarios para la oficina, Manejar calculadoras, sumadoras, fax, copiadoras, computadoras, máquinas de  escribir, Actuar como intermediaria entre su jefe y el personal, Supervisar a los otros empleados, Servir café, té o agua a los visitantes.

Aunque algunas secretarias están reacias a servir café, para el visitante siempre será agradable recibir una atención del elemento femenino de la empresa u oficina. Si en su oficina existe el Auxiliar de Departamento, qué bien!... Si no existe, no les de pena servir el café, recuerden que lo "cortés no quita lo valiente".

 

La Secretaria de Gerencia

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La gerencia necesita de una secretaria que, además de sus facultades personales en donde se manifieste un buen carácter, trato, comportamiento, responsabilidad y atención; sepa dominar de modo eficiente las interrelaciones humanas, ser positiva, con una gran autoestima y, sobre todo, con los conocimientos elementales que la gestión administrativa requiere, para apoyar al gerente en aquellas acciones necesarias que le hagan más fácil la realización de sus funciones.

La secretaria ejecutiva de hoy debe, además, dar paso a su creatividad, dominar adecuadamente las herramientas de ofimática, facilitar la operatividad de su jefe, dominar el inglés, además de disponer de los soportes de los conocimientos básicos del lenguaje actual administrativo.

La imagen de la secretaria sigue progresando, al igual que la empresa. Cada día resulta más trascendental dentro de la sociedad actual el rol de la compañía y parece ser que cada vez es más importante la secretaria en la empresa. La vemos como impulsora, como presentadora, como coordinadora, como ejecutiva, como ayudante cercana y activa en las grandes decisiones. Debido a eso, nada más apropiado que optimizar a diario sus competencias.

Indiscutiblemente hoy en día las compañías deben contar con un capital humano que les permita lograr todo lo necesario para ser más operativas. Más allá de su tecnología, finanzas o producción, debe existir una buena capacitación de personal y esto incluye a las secretarias, a fin de que pueda colaborar con la gerencia en pos del logro de las metas establecidas.

 

Cualidades personales de una secretaria moderna

- Sé siempre sincera pero sin ofender. El deseo de servir y no el de herir debe ser faro orientador de tu sinceridad.

- Esfuérzate en despertar en ti y en todos los que te rodean el sentido ético latente en todo ser humano.

- Crea un ambiente de cordialidad en la oficina siendo cortés, comprensiva y cooperadora.

 -Regocíjate, si eres responsable, reedúcate para perfeccionar tus conocimientos. La responsabilidad es uno de los pilares donde descansa el éxito.

- Entusiásmate. Tu entusiasmo aumentará tu eficiencia y te permitirá cosechar grandes satisfacciones.

- Sé discreta y utiliza el tacto con tu jefe, con tus compañeros de trabajo y con el público.

- Ama tu trabajo: amando tu trabajo amas al prójimo y también a Dios.

 - Respétate a ti misma y respeta a los demás, pero recuerda que tienes derecho a exigir que te respeten.

 

Una buena secretaria, avanza con el mundo

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El mundo está avanzando. Las secretarias, por ende, deben prepararse para los nuevos retos. 

Teniendo en cuenta nuestro actual modo de vivir y de hacer empresa, la especialista en protocolo y etiqueta Pilar Guzmán Lizarazo, hace algunas sugerencias que le permitirán a las secretarias tener una excelente imagen y desempeño, recordando el refrán de: “si no cambias, el cambio te cambia”. 

Los siguientes son consejos para la secretaria ideal, aquella que no sólo se limita a cumplir funciones técnicas, sino que también se puede permitir ser asesora y consejera, sin dejar a un lado las cualidades propias de su cargo: prudencia y lealtad.

 

Al momento de atender al cliente

* La comunicación celular digital es del ámbito privado y no “debemos fastidiar a las personas que nos rodean y especialmente a nuestros clientes”.

* Una sólida cultura general es un activo que permitirá a la secretaria lucirse en su puesto. Esto incluye el conocimiento del mundo, del país, de la actividad política y económica nacional e internacional.

* La secretaria ideal estará siempre un paso adelante, para anticiparse a los acontecimientos, a la vez que debe tener mucho carácter, sin ser explosiva.

* La imagen telefónica: solo contamos con palabras, el timbre de la voz impacta positivamente o negativamente por este medio de comunicación.

* El uso de la palabra mágica: como agradecer, pedir el favor, dar las gracias, desear un buen día...

* Jamás tutear al jefe, así él lo haga.

* Relación de extremo respeto de los clientes internos y externos. Si su pareja labora en la misma empresa, no demuestre de manera física su afecto.

 

A la hora de vestir

1.- Si no tiene uniforme institucional, vístase de pantalón, chaqueta, blusa de cuello y puños remangados; de esta manera impone seguridad, capacidad de competir en criterios a la hora de decisiones (cuestión de género).

2.- El vestuario debe ser de tonos claros como el naranja, el salmón, el verde menta. Si utiliza blanco debe ser combinado con un color fuerte, por ejemplo una camisa o top verde limón.

3.- Las prendas deben proyectar vitalidad, por tanto evite el color negro, porque absorbe la energía de la persona.

4.-  Las pañoletas y bufandas están pasadas de moda.

5.- Olvídese de la falda en los momentos de asesorar al jefe, y la minifalda es de uso exclusivo para las actividades lúdicas no para la oficina.

6.-  No utilice accesorios dorados, largos o llamativos. Recuerde que la deben reconocer por su estilo propio y no generar recordación por algún objeto llamativo.

7.- Los tacones altos están out!! al igual que las medias de colores o con diseños y  los jeans en la oficina.

8.- Use maquillaje natural y labios sin brillo con apariencia aceitosa.

9.- Las uñas sin diseños, solo colores naturales o blancos.

10.- El peinado natural, pero dejando siempre despejada el área de la frente y los ojos.

 

 

La Redacción

Fuentes: www.elnuevodia.com.co / Viviana Paola Vargas Navarro